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后勤处物资采购管理(暂行)办法
2016-10-13  

为贯彻落实反腐倡廉的措施,加强对采购的监督管理,规范后勤各类采购项目的操作程序,营造公开、公平、公正的竞争环境,提高采购资金的使用效益,根据广东省纪律检查委员会、省委组织部、省委教育工委和省教育厅联合下发的《关于进一步加强对高等学校若干重大问题监督管理的意见》(粤组字[2010]8号)、广东省纪律检查委员会、省委教育工委、省监察厅、省教育厅联合下发的《广东省普通高等学校贯彻执行“三重一大”决策制度的暂行规定》(粤教工委[2O11]2号)及《广东外语外贸大学合同管理规定》(广外校〔200974号)的文件精神,结合后勤处的工作实际,特制定本办法。

第一章 总 则

第一条 后勤处各部门,使用学校预算资金和部门自有资金,单项、单次、单批采购金额在2000元以上(含2000元),10万元以下(不含10万元),不进入大学招标程序范围且不列入大学固定资产采购程序范围的物资采购适用本办法。按规定必须由学校进行招投标的,则按学校招投标采购的有关规定执行。对大件办公设备或其他大宗物资(属固定资产)的采购,用户单位采购小组提交申请报告,经后勤处领导审批后,送交资产处办理。

第二条 单项、单次、单批采购金额在2000元以下的零星货物采购,各部门参考本办法,由部门物资采购工作小组直接填写申购单由部门负责人审批后实施采购。

第三条 采购工作要遵循公开公正、比质比价、监督制约和效益优先的原则,建立健全采购管理的各项制度,防止采购过程的不正当行为发生。

第四条 后勤处成立物资采购领导小组(简称为物资采购小组)。组长由后勤处分管物资管理工作的处领导担任,成员由后勤处监管科、综合科(以下分别简称为监管科、综合科)及相关实体负责人组成。后勤处物资采购管理工作由后勤物资采购领导小组负责组织,相关部门配合实施。

第二章 采购人员行为准则

第五条 采购人员要遵循“守法、廉洁、公正”的行为准则,自觉接受学校纪检、审计等部门及师生员工的监督。

(一)遵守国家法律法规,遵守大学规章制度,遵守采购作业流程。

(二)尽忠职守,虚心学习,不断提高专业水平和技能,一切以学校的利益为先。在保证质量的前提下实现效益的最大化。

(三)对供应商必须要以礼相待,不允许对供应商有任何欺压的行为。

(四)不准向供应商索取回扣和红包,不准接受供应商赠送的礼品。

(五)不准以低于本单位的采购结算价格为自己或同事向供应商购买同类物品。

(六)参与采购核决或审核人员不准私下单独与供应商交往。业务洽谈时,纯粹与供应商应酬式的招待应予避免。

(七)保持良好的工作作风,对采购底价和供应商的报价资料必须保密。

第三章 采购范围

第六条 后勤处凡使用大学资金和后勤各实体自有资金支出的下列行为,均纳入物资采购的范围:  

(一)印刷设备、印刷所需纸张等原材料的采购。

(二)工程物资及维修材料的采购(水电及土建材料等)。

(三)餐饮经营所需的各类原材料(包括定点采购原材料)以及小卖部物资的采购。

(四)办公用品包括笔、墨、纸类、计算器、文件夹、印刷品等的采购。

(五)卫生用品包括扫帚、地拖、垃圾袋、垃圾桶、清洁剂等的采购。

(六)招待所经营所需物品及其他一次性用品的采购。

(七)消防器材、安防器材或设备的采购。

(八)生活用品包括学生或教职工生活用品和工作服装以及节日慰问品等的采购。

(九)教材购买、赴校外印刷印刷品所需厂商的选择。

(十)各类药品及保健食品等的采购。

(十一)因教学、办公或公务所需引进的有偿劳务或服务单位的选择,如设备保养及车辆定点维修单位的选择等。

(十二)各类家具及电器的购买。

(十三)保险(除社会养老保险外的其它险种)的购买。

第四章 采购流程

第七条 后勤处物资采购工作需经过部门申购、部门与监管科确定供应商、实施购买以及财务部门结算四个步骤。在物资采购过程中,物资采购小组是牵头的采购责任方,监管科是专职负责确定供应商、协助购买以及验收货物的监管机构,大学财务处后勤财务室是负责结算货款的部门。各步骤的具体操作如下:

(一)部门申购

各部门填写申购单:申购单要阐述申购理由以及列明申购物品的型号、数量、单位、单价、到货日期等。有申购实物样板的,提供样品。

(二)购买方式的确认

1.询价及购买方式的确定

1)原则上每类物资至少要开发3家以上合格的供应商,合格供应商的资料由物资采购小组审议通过。

2)除特殊需要外,申购部门对采购项目不得指定供应商,但可提供同档次的3个或3个以上品牌作为参考。

3)采购部门与物资采购小组应就申购物品的品名,规格、材质、数量、交货日期等,以电话、传真、信函、邮件或到供货市场实地调研等方式进行询价,并填写《询价议价定价表》后,报物资采购小组确定购买方式。

4)物资采购小组认为可以直接确定供应商购买的(包括近期已采购且价格没有变化的),按购买物品步骤实施购买;认为要进行公开招标、邀请招标或集体议标购买的,按下列招标程序执行。

2.招标程序

1)拟定标的。标的由申购部门拟定。标的内容应包括品名、规格、型号、出厂商、性能、数量、交付使用日期等;

2)拟定招标书。申购部门拟定标的后送物资采购领导小组审核并发布招投标公告。物资采购小组应根据申购部门的标的拟定招标书,标书内容包括:招标项目、项目要求、交货期限、付款方式、是否缴纳投标押金、投标截止日期等;

3)供应商投标。供应商应于招标期内将标投书密封并加盖公章送到后勤处监管科保管。超出招标期的招标书或不按规定缴纳投标押金的,属于无效标;

4)考察投标商。物资采购小组应选择具有一定代表性的投标商的资质进行考察,考察内容包括生产规模、信誉程序、售后服务管理体制等。

5)评标。由物资采购小组主持评标工作。参加评标的人员应客观、公正地对标书进行考核评分,各自的评分结果应保密,评分完后当场宣布评标结果。

6)填写申购单。评标结束后采购员应填写《询价议价定价表》,经物资采购小组加具意见后送后勤财务“一支笔”核决。

7)签订购买合同。物资采购要签订采购合同的,由物资采购小组与供应商谈判草拟供货合同,经分管申购部门的处领导审核后,送后勤处处长签字。合同一式三份,经双方签字和盖章后,供方、需方、需方财务部门各存一份。

8)签发申购单。确定供应商或签订合同后,物资采购小组应立即签发申购单,通知申购部门向供应商订购货物或跟进交货期。订购单一式四联,监管科、财务部门、仓库、申购部门各存一联。

(三)购买物品

申购部门接到物资采购小组购买通知后,负责实施购买,并跟进交货期,催交货物。但特殊的货物需到供货市场购买的申购单,申购部门应与物资采购小组一同前往采购。

对饭堂所需的米、油及工程维修中使用的建筑材料等常规性采购的大宗商品,由采购部门与物资采购小组联合进行经常性询价,根据市场的变化不断更新购买价格,如需要重新招投标采购的,则重新进行招投标。

(四)验收与结算

(一)验收

⒈ 属仓库管制的物资由仓管员负责验收。合格物资开具进仓单;

⒉ 设备及其配件则由使用部门、物资采购小组、供应商共同验收。合格的设备及配件由物资采购小组开具验收报告单。

(二)结算

财务部门凭申购单、供货合同、进仓单或验收报告单、发票以及预付定金收据等进行货款结算。

第五章  采购日常管理

第八条 采购部门及物资采购小组要定期(每学期末)考核供应商;采购部门拟变更或淘汰供应商,应经物资采购领导小组审议。

第九条 合格供应商的资料由物资采购小组负责保管,底价等关键性资料必须由监管科归档管理。

第十条 原则上不准使用现金采购物资,特殊情况,经物资采购小组批准使用现金采购的,至少需要两人参与采购。

第十一条 原则上应按申购部门要求到货时间内完成采购任务,如需超出期限的,应事前与申购部门协商。

第六章    

第十二条  后勤各部门及相关采购人员必须严格遵守本办法规定。违反本规定或者有下列情形之一的,由后勤处责令改正,并给予警告,造成经济损失的必须赔偿。情节严重的责任人由上级主管部门给予党纪及行政处分(含经济处罚)。

(一)未经批准擅自采购的;

(二)经批准申购物资,但未经物资采购小组定价自行采购的;

(三)同类物资同一时段使用,故意拆分多次申购的;

(四)采购合同签订后,不按照合同采购的;

第十三条  供应商有提供虚假资料、串通围标、中标后拒绝签订合同等行为的,采购或招标无效,并按合同或其它有关规定没收投标押金,情节严重的,取消其供应商资格;给使用部门造成损失的,应追究赔偿责任。

第十四条 对后勤处做出的处罚,当事人不服的,可以向学校教工申诉委员会提出申诉。

第七章    

第十五条 本实施办法由后勤物资采购领导小组负责解释。

第十六条 在实施过程中本办法没有列明的事项,参照本办法中的条款执行。

第十七条  本实施办法自2011    日起试行。

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